Etiqueta de e-mail: 10 regras essenciais

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O e-mail veio revolucionar a forma como comunicamos profissionalmente e, se por um lado, apresenta vantagens em termos de rapidez, eficiência e economia, por outro lado, esses mesmos benefícios podem revelar-se verdadeiras dores de cabeça se não forem seguidas as regras básicas da etiqueta de e-mail.

  1. Simples e curto. O objectivo de um e-mail é ser simples e curto, por isso, mantenha-o assim. E-mails cheios de texto são desagradáveis para quem os recebe e correm o risco de não serem lidos, de serem lidos “na diagonal” e, possivelmente, mal interpretados. Três ou quatro frases curtas e directas ao assunto são o ideal, mas se tiver de se alongar, opte por fazê-lo em formato de lista, para que nenhum ponto importante seja perdido.
  2. O assunto é importante. Sempre que possível, evite enviar e-mails com o campo “assunto” vazio, pois, pode dar a impressão que o e-mail não é relevante. Deve fazer o oposto, ou seja, aproveitar este campo para indicar precisamente aquilo de que se trata o e-mail. Seja preciso, mas sumário e, se necessário, utilize expressões como “reunião”, “urgente”, “convite” ou “pedido” para facilitar a compreensão imediata por parte do destinatário.
  3. Maiúsculas não. Embora possa parecer mais fácil escrever uma mensagem de e-mail em letra maiúscula, é muito desagradável de ler para quem recebe. Em adição, um e-mail exclusivamente composto de letras maiúsculas é muitas vezes visto como rude ou como se estivesse a “gritar” com o destinatário, por isso, utilize-as apenas no início das frases ou quando quiser dar ênfase a uma palavra em particular. Trate um e-mail como qualquer outro documento informático, obedecendo às regras de formatação e de ortografia.
  4. Para todos ou só para um? Tenha cuidado com a função “responder a todos” – esta deve ser apenas utilizada quando a sua resposta for relevante tanto para a pessoa que enviou o e-mail, como para aquelas que constam do campo “Cc”; se a sua resposta interessar exclusivamente à pessoa que lhe enviou o e-mail, esqueça o “responder a todos”.
  5. Dia e hora certas. Certifique-se que a configuração do seu e-mail esteja programada para o dia e hora correcta. Digamos que enviar e/ou receber e-mails com datas ou horas enganadas podem gerar confusões desnecessárias e em termos de arquivo tornam-se praticamente nulos. 
  6. Rever, rever, rever. Nunca envie um e-mail sem reler o texto, certificar-se que está a enviar para a pessoa certa, verificar que não se esqueceu de referir nada e de anexar todos os ficheiros relevantes, se for o caso. O melhor é mesmo deixar o e-mail – principalmente os mais importantes – “descansar” alguns minutos antes de ser enviado.
  7. Anexos gigantes. Ninguém sabe a capacidade ou o estado da caixa de correio das outras pessoas, ou seja, se tiver de anexar um documento pesado, fale previamente com o destinatário a informá-lo do tamanho para que ele possa libertar o espaço necessário. Caso contrário, opte sempre por comprimir os ficheiros, tornando-os assim mais leves – evitará frustrações de ambas as partes.
  8. Evite o envio de e-mails pessoais. Não utilize o e-mail da empresa para enviar mensagens pessoais ou para reencaminhar e-mails divertidos ou de qualquer outro assunto que não profissional. E só porque alguém na empresa lhe enviou um e-mail deste género não quer dizer que possa fazer o mesmo ou que deve reencaminhá-lo. Apague-o e não siga o exemplo. Fale com essa pessoa pessoalmente.
  9. Resposta rápida. Quem envia um e-mail espera uma resposta… o mais rápido possível! Quando existem dezenas de e-mails à espera de serem respondidos, temos a tendência de os acumular e procrastinar esta tarefa. Evite isso, afinal de contas, quando envia um e-mail também gosta que lhe respondem o quanto antes, não é verdade? Se não conseguir responder a um e-mail até 24 horas depois de o ter recepcionado, envie um e-mail à pessoa em questão, informando-a que recebeu o seu contacto e que está a tratar da resposta, assim ela também não ficará na dúvida se o e-mail chegou ao não ao seu destino. 
  10. Arquivo. Organize a sua caixa de e-mail com diferentes pastas, uma para cada pessoa ou assunto, por exemplo, e arquive todos os e-mails enviados e recebidos. Nunca sabe quando irá precisar de um comprovativo desse género, por isso, mais vale prevenir e organizar.
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