Como tirar apontamentos eficazes em reuniões de trabalho

Tirar apontamentos em reuniões

As reuniões de trabalho fazem parte do mundo profissional: servem para lançar ideias, definir projetos, discutir problemas e determinar soluções… no meio de tudo isto, e para assegurar que as reuniões sejam realmente produtivas e não esquecidas, é importante saber como tirar apontamentos eficazes para mais tarde recordar.

Antes da reunião

Tirar apontamentos produtivos começa ainda antes da reunião propriamente dita. Por norma, sabe-se qual o tema(s) da reunião de trabalho e isso já permite dividir os apontamentos em secções, onde pode ainda aproveitar para apontar dúvidas ou sugestões relevantes a cada assunto, aproveitando a reunião para as esclarecer. Deixe espaço suficiente junto a cada tópico/pergunta para poder tomar as notas necessárias durante a reunião. No caso de não saber qual o assunto, averigue junto da pessoa responsável, explicando que pretende preparar a reunião da melhor forma possível. Para além disso, deve ainda juntar qualquer informação adicional que possa ser útil para a reunião (datas, dados, estatísticas, relatórios, gráficos…), evitando que tenha de sair a meio da mesma, deixando uma sala cheia de pessoas à espera que regresse.

Durante a reunião

Cada pessoa tem o seu próprio esquema de tirar apontamentos numa reunião de trabalho e a realidade é que deve usar o sistema que for mais fácil, mais rápido e mais compreensível para si. Pode utilizar um caderno específico para o efeito, um computador portátil ou uma aplicação no telemóvel. Utilize abreviações, listas, gráficos, tudo aquilo que consegue facilmente identificar e interpretar mais tarde. Se houver apresentações na reunião por parte de algum dos participantes, averigue a possibilidade de essa apresentação ser enviada por email no final da reunião e limite-se apenas a anotar as suas impressões sobre a mesma. Deve procurar fazer as perguntas e sugestões que tiver no momento em que se está a debater esse assunto e não quando já se avançou para outro tema. Outra alternativa pode passar por gravar (em áudio ou vídeo) a própria reunião e transcrevê-la posteriormente: esta opção requer apenas o consentimento prévio de todos os participantes e/ou da pessoa responsável. Embora seja um processo algo moroso – nomeadamente a vertente da transcrição porque a reunião em si será certamente menos exigente – é a melhor forma de não perder o essencial da reunião.

Depois da reunião

Se não puder ser imediatamente após a reunião deve tentar, no dia a seguir à mesma, transcrever as suas notas para um documento mais legível, quer mantenha as notas escritas à mão, quer transcreva tudo para um ficheiro informático. Esta é a forma mais eficaz de tratar os apontamentos tirados numa reunião de trabalho, uma vez que aquilo que foi debatido na mesma ainda está fresco. Se tiver qualquer dúvida sobre algum tema ou nota que tirou, esclareça-a na hora, com a pessoa indicada, assegurando assim a informação correta e completa. Para além disso, deve solicitar o envio das apresentações feitas pelos colegas na reunião se ainda não as recebeu. Não se esqueça de incluir a data e o local da reunião, assim como uma lista das pessoas que estiveram presentes – estes dados podem ser muito úteis no futuro. Igualmente importante é agendar e/ou fazer imediatamente aquilo que foi determinado na reunião, dando assim seguimento às decisões tomadas e evitando que os assuntos fiquem pendentes, ou pior, esquecidos. Se optou por gravar, em áudio ou vídeo, a reunião de trabalho, posteriormente terá de ser feita a transcrição da mesma ou a edição do vídeo para condensar as partes essenciais. A tarefa de transcrição pode ser rotativa, ou seja, será da responsabilidade de um colaborador diferente em cada reunião, que se encarregará de enviar o documento final para os restantes colegas de trabalho.

No final, deve arquivar todo o material relativo às reuniões num local reservado exclusivamente para o efeito, de forma a estar acessível sempre que necessitar de o consultar.

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