Como poupar tempo no trabalho

muitos monitores

Um estudo efectuado sobre a produtividade humana concluiu que, em média, apenas sete horas dos nossos dias são verdadeiramente produtivas… e provavelmente não são todas aquelas que passamos no escritório! Quer saber como fazer mais em menos tempo? Como aproveitar ao máximo cada minuto do seu dia no trabalho? Continue a ler.

Começar cedo. Por norma, nunca se começa a trabalhar mal se chega ao escritório: liga-se o computador, toma-se café, vêem-se os emails, consultam-se os blogues ou jornais online, dá-se dois dedos de conversa… chegue mais cedo para poder “tratar” desses assuntos primeiro e começar realmente a trabalhar a horas!

Delinear metas. No início de cada dia de trabalho estabeleça prioridades. Isto é extremamente importante tendo em conta que a maioria das pessoas passa 80% do horário de expediente a concretizar 20% do seu trabalho!

A lei das listas. Uma lista (preto no branco!) das coisas que tem para fazer é sempre útil, principalmente se estiver à vista, lembrando-lhe constantemente. No entanto, não passe à frente cada vez que lhe aparece uma tarefa mais difícil ou entediante. Concentre-se e pense no prazer que lhe vai dar riscar esses itens da lista.

Tempo extra. Quando planear o seu dia, reserve sempre 20% do mesmo para emergências, imprevistos e interrupções.

Grande vs. Pequeno. Se os grandes projectos o intimidam e perde tempo precioso só a pensar na forma como deve abordar o trabalho, invista esse tempo a dividir o projecto em tarefas menores e a completá-las, uma de cada vez!

Com calma. Não faça as coisas a correr só para poder dizer que estão feitas! A probabilidade de cometer erros ou lapsos é maior e perderá mais tempo a corrigir o que está mal do que se tivesse investido o tempo necessário inicialmente. Ninguém quer trabalho a duplicar, pois não?!

Agrupe tarefas semelhantes. Se passa sempre uma parte da manhã ao telefone, veja que outros contactos importantes tem para fazer nesse mesmo dia ou no seguinte e, já que está com a “mão na massa”, faça tudo de seguida.

Sempre que puder, faça duas coisas em simultâneo. Claro que isto aplica-se apenas às tarefas que não requerem a sua concentração absoluta – pode ver emails enquanto espera que atendam ou transfiram as suas chamadas ou em vez de estar em frente à impressora à espera do relatório de 50 páginas que precisa de rever, aproveite para elaborar a sua lista de afazeres para amanhã. Este sistema de “multitasking” pode poupar-lhe 30 a 60 minutos no final de cada dia.

Cronometre-se. Se não consegue perceber para onde é que vai o tempo e, consequentemente, porque razão não consegue terminar o seu trabalho no horário de expediente, experimente fazer o seguinte durante uma semana: anote o tempo que demora a concluir cada tarefa ao longo de todo o dia. No final da semana, analise os seus tempos e verifique aonde é que está a perder minutos (ou horas!) preciosos e o que pode fazer para recuperar tempo perdido e optimizar tempo futuro!

Tecnologia q.b. Aproveite ao máximo todas as potencialidades do seu computador topo de gama e ligação Internet supersónica para fazer mais e melhor. Ponha a tecnologia a trabalhar para si! No entanto, não se deixe tentar pelos emails, o Messenger e outras distracções digitais. Crie regras em que só liga o Messenger para comunicar algo muito importante a alguém; só consulta o seu email de manhã ao chegar e depois do almoço, em vez de hora em hora, fragilizando o seu ritmo de trabalho continuamente.

Dizer não. O que lhe adianta aceitar trabalho e tarefas extra se não consegue sequer despachar tudo o que está em cima da sua secretária? O tempo que passaria a stressar sobre como “dar vazão” a tudo isso, é tempo valioso. Nesses momentos, saiba dizer não.

Delegar. Sempre que possa, delegue tarefas a outras pessoas que sejam perfeitamente capazes de executá-las. Assim, pode dedicar-se àquilo que tem em mãos.

Concentre-se. A disciplina é tudo no trabalho e, por vezes, qualquer coisa serve para não ter de trabalhar, não é verdade? Quando a desconcentração se instalar, faça uma pequena pausa, informe os colegas que não quer ser incomodado durante a próxima hora ou simplesmente feche a porta do seu escritório.

Quem consegue acabar primeiro? Todos adoram um bom desafio e se liderar uma equipa ou simplesmente quiser propor aos seus colegas um concurso saudável, podem desafiar-se um ao outro para ver quem acaba o seu relatório primeiro ou quem consegue fazer mais até à hora de almoço! Quem perder pode oferecer um café ao outro no final do dia, por exemplo. Um pouco de competição nunca fez mal a ninguém e é uma excelente forma de ganhar tempo!

Planeamento. Se lidera ou trabalha em equipa é importante elaborar um esquema semanal, onde todos sabem exactamente o que tem de ser feito. Assim, ninguém perde tempo à espera de não-sei-quem para lhe explicar a sua próxima tarefa ou vice-versa.

Organização optimizada. Mantenha a sua secretária e/ou sala de trabalho o mais organizado possível, com um local pré-definido para tudo o que necessita no seu dia-a-dia. Desta maneira, terá sempre tudo à mão e não perderá tempo inestimável à procura disto ou daquilo todas as semanas!

Recusar reuniões. Sempre que possível, diga não à realização de reuniões por tudo e por nada, optando antes por tentar resolver os assuntos pendentes primeiro via email, depois por telefone e só em último recurso pessoalmente.

Modelos exemplares. Se envia muita correspondência (por correio ou email) invista algum tempo a criar modelos de cartas/emails para diferentes situações. A partir daí, terá sempre uma base de trabalho praticamente pronta (basta alterar a data e os contactos) e depressa recuperará o tempo investido inicialmente.  

Patrulha dos problemas. Sempre que verificar algum problema para o qual não tem solução, não perca tempo a tentar dar a volta à situação. Comunique de imediato aos seus superiores ou equipa de trabalho para juntos determinarem o que tem de ser feito, como e quando. Quanto mais depressa forem resolvidos os problemas, mais depressa volta ao seu trabalho.

Agenda pessoal. Evite fazer telefonemas, tratar de emails ou outros assuntos pessoais durante o horário de expediente… é incrível o tempo que se pode perder com estas pequenas coisas que só demorariam “dois minutinhos”… O mesmo aplica-se ao convívio social dentro da empresa, ou seja, não distraia quem está a trabalhar, nem se deixe distrair por aquelas pessoas que não conseguem estar sossegadas! Uma vez quebrada, é difícil retomar a concentração plena. Combinem um almoço uma vez por semana e ponham a conversa em dia!

Não leve trabalho para casa. Se o fizer terá sempre essa “desculpa” para se “distrair” ao longo do dia, roubando-lhe ainda precioso tempo que muito provavelmente precisa em casa.  

Aprenda a poupar tempo. Frequente cursos de Organização Pessoal e Gestão de Tempo. Leia livros sobre o tema. Será tempo bem investido.

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