Como aumentar a produtividade no local de trabalho

Produtividade

Sente-se paralisado no local de trabalho, no meio de tantas tarefas não sabendo como e onde começar a trabalhar? Ou então, tem aquela sensação de não saber como esticar as horas do relógio de forma a poder rentabilizar o seu tempo? Então este artigo é para si.

É essencial saber como aumentar a sua produtividade no seu local de trabalho. Estes tempos exigem que tenha o dobro de rendimento, para conseguir manter-se neste mercado competitivo. Por vezes, é necessária apenas uma pessoa para fazer a tarefa que outrora seria feita por uma equipa.

As vezes, é difícil conseguir manter a concentração e motivação por muito bom que seja o ambiente de trabalho, por isso, ficam aqui algumas dicas para conseguir dar a volta por cima:

  1. Esvazie o seu cérebro. Por norma, estamos sempre a pensar no que temos que fazer “Tenho que contactar cliente X” “Tenho que pagar X conta”. Não se pode estar constantemente a pensar nessas tarefas. Escreva todas as suas preocupações num papel para não pensar mais no que tem que fazer.
  2. Organize e distinga as tarefas que terão de ser feitas por si. Às vezes existe uma lista infinita de tarefas que podem ser feitas por outros (estagiários, um colega mais livre, uma pessoa mais competente, ou mesmo, familiares e amigos que podem ajudar nas tarefas domésticas que sem necessidade, ocupam a sua mente). Ao atribuir tarefas, a sua lista irá diminuir e pode concentrar-se nas tarefes onde é realmente imprescindível.
  3. Defina os seus dias. Ao chegar ao trabalho, a primeira coisa a fazer será definir como será o seu dia. Aponte num papel todas as tarefas a realizar para não dispersar e saltitar de tarefa em tarefa. Ao fazer isso, está a determinar que o seu dia será organizado.
  4. Ao final do dia é importante avaliar o seu dia de trabalho. Anote as tarefas que conseguiu terminar e as que ficaram por fazer. Relativamente às que ficaram por fazer aponte-as e comece a organizar o dia seguinte. Assuma assim, que não irá levar trabalho para casa e aí terá tempo para dedicar-se à sua vida pessoal.
  5.  Defina se as tarefas são simples ou complexas. Decida quais são mais importantes ou mais complexas e que exigem um maior esforço do seu tempo e concentração.
  6. Defina o tempo estipulado para cada tarefa. Após separar as tarefas, calcule o tempo que pensa dispensar em cada uma e veja onde as pode encaixar no seu horário. Uma boa solução será fazer, em primeiro lugar, as tarefas simples para depois se concentrar nas mais complexas. Siga a regra de 2 minutos, se a tarefa demorar menos de dois minutos, então deve optar por fazê-la em primeiro lugar.  
  7. Analise os ladrões de tempo. Analise onde está a distrair-se. Por norma, a causa principal é a Internet. Ela é, sem dúvida, uma ferramenta importante de trabalho mas, por outro lado, cria a necessidade constante de ver os seus e-mails, ver os convites das redes sociais… tenha em atenção que estas atividades podem roubar-lhe muito tempo que normalmente não contabiliza.
  8. Resolva os problemas. Resolva problemas que lhe fazem perder tempo, por exemplo, se está a perder muito tempo por causa da ligação da Internet, será sensato chamar um técnico e melhorar essa ligação; se tem um programa ou software complicado, pense em alternativas e formas de melhorar e eliminar passos. Às vezes, uma simples organização dos seus arquivos no computador pode facilitar o seu trabalho. 
  9. Agrupe tarefas. Demora-se cerca de 20 minutos para atingir a concentração certa para levar a cabo uma tarefa. Por isso, sempre que for possível, tente juntar tarefas similares (fazer telefonemas, responder a e-mails).
  10. Crie rituais. Um ritual marca e define como serão os seus dias. Se tiver dias produtivos irá obter semanas produtivas, e se tiver semanas produtivas irá obter meses produtivos.
  11. Aja de imediato. Demorar muito tempo a decidir como e quando atuar relativamente a uma tarefa pode não ser a melhor abordagem. Por exemplo, quando abre um email e decide adiar a sua resposta. Este tipo de tarefas não vai desaparecer, por isso, mais vale atuar de imediato.
  12. Defina um bloco de tempo para cada tarefa. Comece e termine uma tarefa, sem interrupções. Focar-se totalmente numa tarefa fará com que ela seja terminada de forma muito mais rápida.
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