9 dicas para tornar as reuniões de trabalho mais produtivas

Reuniões de trabalho

Odiadas por uns, adoradas por outros, a verdade é que as reuniões de trabalho são necessárias mas, para serem um sucesso, precisam de ser produtivas… caso contrário, tornam-se numa perda de tempo, que aborrece quem está presente, não traz nada de novo à empresa e ainda atrasa o trabalho em curso. Torne as suas reuniões de trabalho mais produtivas com estas dicas de sucesso!

  1. Começar a horas: ao estabelecer uma hora para o início da reunião, espera-se que essa seja realmente a hora em que ela arranca. Uma vez que o objetivo é tornar as reuniões de trabalho mais produtivas, recomenda-se 5 minutos de tolerância antes de iniciar e não esperar por mais ninguém findo esse tempo – ao fazer isto não só respeita quem chegou a horas e começa logo a tratar dos assuntos em questão, como evita a formação de maus hábitos (como chegar cada vez mais tarde às reuniões). Quem chegou tarde uma vez, certamente não voltará a fazê-lo…
  2. Terminar a horas: para garantir que uma reunião de trabalho seja efetivamente produtiva, é importante estabelecer a que horas é que a reunião está prevista terminar e, claro, respeitar esse horário. Ao fazê-lo (quando enviar o email de agendamento da reunião, informe logo a hora de início e de fim da reunião), estará a permitir que os colaboradores organizem a sua tarde/manhã/dia da forma mais eficiente possível e que estejam preparados para reuniões mais extensas, evitando surpresas de última hora. O ideal é evitar que as reuniões terminem muito próximo do final do horário de trabalho, uma vez que os colaboradores começam a “desligar” e só pensam na hora de ir embora e/ou nos seus afazeres que têm fora do escritório.
  3. Dois dedos de conversa: um ambiente extremamente formal torna-se constrangedor e, por sinal, pode resultar numa reunião menos produtiva, uma vez que os colaboradores podem não se sentir à vontade para falar e/ou participar abertamente na reunião. Uma reunião produtiva também requer a participação espontânea de quem nela participa e, uma boa maneira de “quebrar o gelo”, é fomentar conversas informais nos tais 5 minutos de tolerância antes do início da reunião.
  4. Plano produtivo: uma reunião produtiva requer um plano produtivo, o que significa que deve estar sempre preparado para qualquer reunião, quer esteja a liderá-la, quer esteja simplesmente a participar. Se vai liderar ou fazer uma apresentação numa reunião de trabalho, adapte sempre aquilo que tem a dizer ao tempo disponível que terá para o dizer. Se possível, envie os pontos gerais da reunião a todos os colaboradores com antecedência, alertando-os para a necessidade de ler ou levar alguma coisa preparada para a reunião. Se todos sabem o que têm de fazer e quando têm de o fazer, as reuniões de trabalho irão tornar-se naturalmente mais fluidas e produtivas. Saiba moderar aqueles momentos em que a discussão começa a desviar-se para outros assuntos (pouco relevantes para a reunião em questão), convidando a quem quiser, a continuação da mesma no final da reunião ou no dia seguinte. Concentração = Produtividade.
  5. Uma pausa é fundamental: uma reunião produtiva também requer uma pausa a meio (ou mais, se se justificar) para retemperar energias. Este é um excelente momento para os colaboradores descontraírem, dar dois dedos de conversa com colegas com os quais raramente falam, trocarem ideias, irem à casa de banho, beberem ou comerem alguma coisa, verificar o email ou o telemóvel… ou seja, tratar de uma série de coisas que deixarão todos mais concentrados e mais preparados para a segunda parte da reunião.
  6. Responsabilidades & Elogios: quer estejam a fazer uma retrospetiva de um projeto já terminado ou a delinear o próximo, vai sempre surgir o que correu mal, quem fez o quê, quem não fez… uma reunião produtiva é aquela em que se chama à responsabilidade quem de direito, é aquela em que se deve elogiar quem se destacou, é aquela em que todos precisam de saber o que se espera deles. Nas doses certas, tanto a responsabilidade como o elogio são motores para a produtividade.
  7. Reuniões semanais vs. Reuniões gerais: ambas são reuniões de trabalho importantes, mas as reuniões semanais diferem consideravelmente das reuniões gerais (realizadas mensalmente, trimestralmente, anualmente…) e devem ser tratadas em conformidade. Das reuniões gerais já se espera uma abordagem generalista; no entanto, deve-se, mesmo assim, respeitar a maioria dos pontos aqui apresentados, de forma a assegurar que sejam igualmente produtivas. Por outro lado, e devido à sua frequência, as reuniões semanais devem ser curtas e bem estruturadas – caso contrário, vai perder o seu caracter produtivo e ganhar um caracter repetitivo, mecânico até (algo que é inimigo da produtividade).
  8. Cancelar é produtivo: pode parecer um contrassenso mas, uma das melhores formas de ter uma reunião de trabalho mais produtiva é cancelá-la! Se elementos chave da equipa não podem estar presentes, se têm um projeto importantíssimo para entregar em poucos dias, se ainda não têm os dados todos que uma reunião requer para análise, então a opção mais inteligente é cancelar e remarcar. Em termos de produtividade, uma reunião de trabalho que se realiza simplesmente para cumprir a agenda é pior do que uma reunião cancelada.
  9. Reunião concluída: uma reunião de trabalho cujo resumo não é possível colocar preto no branco, não pode ser considerada uma reunião produtiva. Para ser considerada um sucesso, ou seja, uma reunião de trabalho produtiva, é crucial que esta tenha uma conclusão onde se revê os principais pontos daquilo que foi discutido, seguido daquilo que foi decidido, incluindo quem faz o quê, como e até quando. É claro que é da responsabilidade de cada um dos presentes anotar aquilo que lhe diz diretamente respeito, mas outra boa dica passa por enviar essas conclusões via email, para todos os participantes na reunião no final da mesma. Quando se sai de uma reunião com a sensação de que fica “tudo no ar”, sem decisões tomadas ou tarefas delineadas, essa reunião não foi produtiva… e pode muito bem ter sido uma perda de tempo.
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