10 dicas para eliminar a burocracia no trabalho através da ação

Por vezes, parece que vivemos num ambiente de trabalho controlado pela burocracia e, para conseguirmos completar alguma coisa, é preciso ultrapassar uma verdadeira prova de obstáculos, quer seja o preenchimento interminável de formulários e documentos, fazer telefonemas atrás de telefonemas, falar com várias pessoas sobre o mesmo assunto, reuniões e mais reuniões… certamente já viveu este filme algumas vezes. Independentemente da área profissional, a burocracia atrasa tudo, mas quando estamos focalizados na ação, em vez da burocracia, conseguimos fazer aquilo que tem de ser feito. Está na altura de eliminar a burocracia através da ação e focalizar-se naquilo que realmente interessa: o trabalho.

  1. O que quer concretizar? Não raras vezes, a burocracia surge quando as pessoas estão tão concentradas no processo que esquecem o resultado final. Qual é o seu objetivo? Onde quer chegar? Em vez de tornar o processo mais complicado, procure o caminho mais rápido e mais curto para lá chegar. Visualize o resultado que almeja e focalize-se exclusivamente nisso.
  2. Quais são as suas prioridades? Tenha sempre em mente qual o trabalho essencial da sua empresa. Certamente que não envolve papéis e reuniões (tirando algumas exceções, claro está!)… porém, se vai ter uma reunião importante com vista a assinar contrato com um possível cliente, é lógico que essa será uma prioridade. No entanto, para a maioria, o trabalho “real” é outra coisa: escrever artigos, programar, design, fazer telefonemas ou contas… Saiba qual o trabalho que é realmente importante e concentre-se exclusivamente nele.
  3. Elimine o papel do seu dia-a-dia. Quantos formulários existem na sua empresa? A verdade é que a maioria desses formulários se tornam repetitivos, requerem tempo e contribuem para um ambiente burocrático. Será que não podem utilizar um simples programa informático ou um formulário online? Desta forma, poder-se-ia preencher um formulário que já continha a informação básica e era reutilizável, ao invés de estar constantemente a introduzir os mesmos dados. Utilizar programas informáticos (seja online ou offline), automatiza os processos de tal forma que as papeladas tornam-se dispensáveis. Talvez até possa chegar ao ponto de eliminar por completo o papel, pois, a verdade é que muitas vezes é mais produtivo agir do que preencher.
  4. Encurte os processos. Existem passos, aprovações e/ou tarefas inerentes ao trabalho mas que podem ser eliminados? Observe estes processos e elimine o que for possível. Sempre que alguém estiver a fazer algo rotineiro, questione-se acerca dessa tarefa/ação: é realmente necessária, pode ser resumida ou simplesmente eliminada? Será que vários passos podem ser eliminados para tornar o processo mais rápido? Na maioria das vezes, a resposta a esta pergunta é: sim! Poupe tempo e canalize esforços para o objetivo final.
  5. Delegue e dê poder aos outros. Obter a aprovação do nosso superior é necessário antes que qualquer coisa possa ser finalizada… até aqui tudo bem. O pior é quando essa aprovação é necessária várias vezes ao longo de todo o processo de trabalho, resultando num vai e vem que se torna quase 100% burocrático. Porque não experimentar o seguinte: dê às pessoas instruções claras relativamente àquilo que tem de ser feito… e deixe-as trabalhar. Inicialmente, pode monitorizar mais de perto para assegurar que as instruções estão a ser seguidas, mas eventualmente deixe-os trabalhar de forma independente, exigindo apenas um ponto de situação periódico e um alerta no caso de surgir algum problema mais complexo.
  6. Não evite a tomada de decisões. Pior do que uma pessoa que exige dar a sua aprovação a cada 5 minutos, só aquela que evita tomar decisões, deixando o trabalho acumular. Quando for necessário tomar uma decisão, faça-o rapidamente. Certifique-se que tem todos os dados necessários para tomar uma decisão informada e tome-a. Quanto mais tempo esperar, pior se tornam os problemas. A indecisão é inimiga da ação… e o resultado é muita burocracia, pouca produtividade e zero resultados.
  7. Tenha a informação necessária sempre à mão. Se não tiver informação, não poderá tomar decisões de forma eficaz. Talvez seja este o motivo pelo qual as pessoas evitam tomar decisões… e infelizmente nem sempre nos apercebemos disto. O resultado: a decisão é prolatada e todo o processo de ação é comprometido. Para evitar este tipo de burocracia, certifique-se que tem toda a informação de que necessita com antecedência: assim, quando chegar a hora de tomar uma decisão, estará preparado. Pense bem no tipo de informação que necessita para as suas habituais tomadas de decisão e tenha-a sempre consigo!
  8. Ação acima de tudo. Cole um post-it na sua secretária com a palavra “ação” e faça deste o seu lema para o dia de trabalho, todos os dias. Quando sentir que está a evitar ou a prolatar algo, lembre-se que tem de agir! Quando tiver de percorrer uma série de passos para poder agir, lembre-se que talvez possa eliminar alguns desses passos para que possa agir mais rapidamente e chegar à meta que delineou no ponto 1.
  9. Rodeie-se de pessoas pró-ativas. Quando tiver que recrutar alguém ou estruturar uma equipa de trabalho, procure aquelas pessoas que fazem aquilo que tem de ser feito. Por norma, isto é visível no trabalho que tiverem realizado até agora; caso contrário, lance um desafio e verifique se essas pessoas se concentram nas ações e decisões ou nos processos e nos papéis. As pessoas que se concentram na ação trabalham de forma mais eficaz e eficiente.
  10. Reconheça o poder da ação. Premeie-se a si e aos elementos da sua equipa sempre que uma ação é tomada. O prémio pode ser algo tão simples como o reconhecimento público ou algo maior como uma promoção ou outro tipo de recompensa. Estes prémios serão uma lembrança constante – para a empresa e para si – de que a ação é a prioridade número um.
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